「ChatGPTを試したけれど、思ったような答えが返ってこない」
そう感じて、そのまま使わなくなった方は多いのではないでしょうか。ニュースでは効率化の事例を目にするのに、自分が使うと30点、40点のものしか出てこない。何度やり取りしても変わらないので、結局手で書いたほうが早い、という結論になります。
今回お話を伺ったのは、自動車部品メーカーでCAEエンジニアのグループリーダーを務める40代半ばのEさんです。まさに、この状態から抜け出せずにいた1人でした。
そこから2ヶ月で、稟議書の作成と月次レポートの作成を、それぞれ数時間から1時間以内に短縮しています。
- 「ChatGPTを使ってみたが、使いこなせている気がしない」
- 「管理職になって資料作成が増え、残業が減らない」
- 「AIを使えないと乗り遅れる気がして焦っている」
こうした状態にある方に、参考にしていただける内容です。
ChatGPTを使いこなせない人に共通する3つのこと
Eさんが受講前に抱えていた状態には、多くの方に当てはまる特徴がありました。
何度やり取りしても、30〜40点のものしか出てこない
こんにちは。はやたすです。
今回は、AXエンジニアコース受講生のEさんに来ていただきました。
2ヶ月で業務の効率化と副業案件の獲得、さらに分析コンペ76位という成果を出されています。本日はよろしくお願いします！
よろしくお願いいたします。
Eと申します。
年代は40代半ばで、仕事は自動車部品メーカーでCAEエンジニアをしています。
CAEは、製品の性能を事前にコンピューターでシミュレーションして予測する技術です。それを使って設計の支援をしています。
受講される前は、ChatGPTをどんなふうに使われていたんですか？
日常的にChatGPTは使ってはいるんですけれども、うまく使いこなせていないというか。
使おうとしてトライはするんですけど、点数で言うと30〜40点ぐらいのものができてくるんです。
それをいいアウトプットにするために、何回も何回も壁打ちしても、いまいち使えずに結局使わない、という状態でした。
使っていなかったわけではなく、使った結果として「使えない」と判断していたということですね。
ここが独学の難しいところです。うまくいかない原因が、頼み方にあるのか、ツールの限界なのか、自分では切り分けられません。判断がつかないまま、なんとなく離れていきます。
管理職になって、資料作成の量が増える
お仕事の中で、ドキュメントを作ることが多いんですか？
最近グループリーダーをしていまして、エンジニアの業務よりもマネジメント業務のほうに寄っているんです。
報告資料や提案、実際に業務で使うツールを導入したりといった機会が増えてきました。
そういうのがちょっと苦手なので、すごく時間がかかっていたというのがありますね。
現場の作業ではなく、書類仕事で時間が奪われるという状態ですね。
管理職になった方の多くが直面する状況です。しかもこの種の書類は、毎月決まって発生します。
残業が多く、やりたいことに時間が使えない
残業が多くて、自分のやりたいことがなかなかできないという状態だったので。
効率化事例は目に入ってくるのに、自分は使いこなせていない。
そのモヤモヤと、乗り遅れてしまうという焦りが重なっていた状態ですよね。
時間がないから新しいことを試せない。試せないから時間が空かない。この循環に入ると、状況は変わりません。
1ヶ月で業務が変わった3つのポイント
Eさんは受講1ヶ月目で、2つの定型業務を効率化しています。何をしたのかを3つに整理しました。
毎月必ず発生する業務から手をつける
実際に、どんな業務が効率化できたんですか？
1つは稟議書です。
作成にプロンプトを使って数時間かかっていたんですけれども、それが1時間以内で終わるようになりました。
もう1つは月次レポートです。
実績を集計してグラフ化し、可視化してレポートにまとめるという業務で、ボリュームが多いので数時間かかっていました。
それも1時間以内、もっと早いぐらいで完成させることができて、本当に1ヶ月で変わりました。
その2つは、毎月必ず発生する業務ですよね。
数時間が1時間以内になったということは、合計すると月に1日以上は浮いている計算になります。
毎月発生する業務を選ぶと、1回の効率化がその後ずっと効き続けます。単発の作業を効率化しても、次に同じ場面が来るとは限りません。
アウトプットに8割以上の時間を使う
学習はどんな配分で進めていたんですか？
8割以上はアウトプット重視でした。
動画を見る時間より、自分で手を動かす時間を長く取る。この配分は、短期間で成果を出した受講生に共通しています。
朝と通勤時間を使う
夜はなかなかできないので、朝2時間確保して、あとは通勤で1時間以上電車に乗っているので、そこを使っていました。
プロンプトなら通勤時間の間でも書けるんです。
データ分析の学習だとパソコンが必要ですけど、プロンプトはスマホでも書けますもんね。
合計で1日およそ3時間です。まとまった時間が取れない管理職でも続けられた理由の1つが、この使い方でした。
AI活用を始める前に知っておきたい3つの現実
成果が出るまでの過程で、Eさんが感じた変化を3つ伺いました。事前に知っておくと判断しやすい部分です。
2ヶ月は短いが、業務を絞れば足りる
参加するにあたって、不安はありませんでしたか？
2ヶ月というかなり短い期間だったので、そこは不安でした。
文章作成が苦手なので、本当にこの2ヶ月でやりきれるのか、成果が出るのかというところですね。
結果として、1ヶ月目で2つの業務を効率化されています。
全部を変えようとせず、対象を絞ったことが理由です。期間が短いほど、対象を狭くするほうが成果は出ます。
苦手意識は、成果が出ると変わる
自分が苦手で、この仕事は嫌だなと思っているものでも、ちょっと楽しくなるんですか？
そうですね。
見ていて楽しくなってきますね。
もっと早くやればよかった、というのが正直なところです。
苦手意識そのものが消えたわけではなく、苦手な作業にかかる負荷が下がった結果です。
社内に環境がなくても、1人から始められる
今後はどう広げていきたいですか？
社内のAI環境がまだ整っていないので、自分が率先して広げていきたいなと思っています。
講座で紹介されたDifyなどを使って社内にチャットボットを展開して、プロンプトが苦手な人でも使えるようにしたいです。
会社の環境が整うのを待つ必要はありません。1人が使える状態になれば、そこから広げられます。
使いこなせなかった原因は、頼み方の側にある
ChatGPTを日常的に使いながら「使えない」と判断していた40代の管理職が、2ヶ月で稟議書と月次レポートの作成をそれぞれ1時間以内に短縮しました。
ポイントは3つです。「毎月必ず発生する業務から手をつけること」「アウトプットに8割以上の時間を使うこと」「朝と通勤時間で学習時間を確保すること」です。
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